Voor langetermijndoelen heb je een meerjarenplan nodig, voor kortetermijndoelen - driemaandelijks en voor huidige doelen - maandelijks, wekelijks, dagelijks. Wat is echt belangrijk bij het plannen? Dit zijn de 6 belangrijkste stappen voor een effectieve planning.
Tijdmanagementspecialisten adviserenplanningactualiteiten om het te doen in het perspectief van de week, omdat de week een bredere context geeft aan onze activiteiten. Waar moet je op letten bij het organiseren van taken?
Dankzij het tijdbord ontdek je dat je niet alles hoeft te doen! Dan weet je hoe leuk het is om van je vrije tijd te genieten. Ons persoonlijk en professioneel succes hangt grotendeels af van hoe we onze tijd indelen. We kiezen zelf hoe we het besteden, we dragen ook de gevolgen van deze beslissingen. Laten we, om onszelf in de loop van de tijd goed te managen, de stelregel van Stephen R. Covey volgen: "In plaats van je te concentreren op het juiste doen, moet je je aandacht richten op het juiste doen." Onze beslissingen over het gebruik van tijd worden beïnvloed door twee criteria: urgentie en belang. We hechten vaak belang aan te veel taken. Maar juiste prioritering gaat over het realiseren van wat er hoogstens in onze hiërarchie van waarden staat, niet alleen om te reageren op urgente zaken. Hoe ze van elkaar te onderscheiden? Urgentie is een criterium gerelateerd aan tijd, belang aan onze doelen. Een praktisch hulpmiddel dat de omvang van de activiteiten laat zien en helpt te identificeren wat echt belangrijk is, istime board . De belangrijkste voorwaarde voor effectief handelen en plannen is om te focussen op kwadrant II en tegelijkertijd veel activiteiten uit I en III te elimineren en het vierde kwartaal te negeren.
BelangrijkTijdlijn: kwartaal I
Het bevat zowel belangrijke als dringende zaken. Het is "crisisbeheersing" - activiteiten van strategisch belang en urgente zaken. In dit kwartaal werken we, gebruiken we onze kennis om op veel situaties te reageren en uitdagingen aan te gaan. We kunnen deze zaken niet negeren.
Tijdlijn: kwartaal II
Behandelt belangrijke maar niet urgente zaken. Het is een 'hoogwaardige' wijk waarin we onszelf managen: we maken langetermijnplannen, anticiperen op problemen en voorkomen ze, ontwikkelen vaardigheden, regenereren, brengen tijd door met dierbaren. Hoe meer tijd we in dit kwartaal doorbrengen, hoe meer het toeneemtons vermogen om te handelen. Het negeren van de activiteiten daarbinnen verbreedt kwadrant I, dat ons uiteindelijk verteert, stress en burn-out veroorzaakt.
Tijdlijn: kwadrant III
Er zitten dringende zaken in, maar niet belangrijk. Dit is een kwart van een waanvoorstelling, omdat het geroezemoes rond wat urgent is, een illusie van belangrijkheid kan creëren. In dit kwadrant voeren we acties uit die actueel zijn, maar belangrijk voor iemand anders, we voldoen aan de verwachtingen van anderen, denkend dat we ons in kwadrant I bevinden.Tijdlijn: kwadrant IV
Dit zijn geen urgente en onbelangrijke zaken. Door de tijd die in dit kwartaal wordt besteed te minimaliseren, winnen we tijd voor echt belangrijke dingen.
| TIJDSTABEL | ||
| BELANGRIJK |
DRINGEND
|
DRINGEND
|
| ONGELDIG |
|
|
Wanneer u begint met het plannen van uw activiteiten, denk dan na over wat het belangrijkste is in uw leven. Denk na over je visie, wat je zou willen doen, de regels waaraan je je houdt (kompas!). Hoe ver het ook lijkt, het is uiterst belangrijk omdat je overtuigingen invloed hebben op de doelen die je voor jezelf stelt, de beslissingen die je neemt en de manier waarop je je tijd doorbrengt.
Herbezinning op je eigen missie is een essentiële voorwaarde om te kunnen handelen naar wat belangrijk is, omdat het een sterke invloed heeft op de uitvoering van de rest van de activiteiten die zijn toegewezen aan kwartaal II. Als uw levenscredo persoonlijke ontwikkeling is, bij uw gezin zijn, de waarde van het leven of sociale activiteit ontdekken, dan zult u door er van tijd tot tijd naar terug te keren de belangrijkste dingen in uw geheugen gegrift. De missie zal een kader creëren waarbinnen u beslissingen zult nemen in de volgende stadia van de planning.
2. Effectieve planning: definieer je rollenRollen zijn symbolen van plichten, relaties met mensen, activiteiten ten behoeve van de samenleving. Hun duidelijke definitie creëerteen natuurlijke structuur die ons in staat stelt ons evenwicht te bewaren. De rollen die je speelt zijn gebaseerd op je missie. Noteer uw rollen op een stuk papier (bijvoorbeeld echtgenote, moeder, student, manager, directeur, lid van een sportclub). Uit onderzoek blijkt dat verschijnen in meer dan zeven niet effectief is, dus probeer bijvoorbeeld bepaalde functies te combineren. Door levensrollen te identificeren, kun je het leven als een geheel zien - je kunt zien dat het niet alleen werk of gezin is, maar allemaal samen. Als u uw rollen beschrijft, zult u "belangrijke maar niet urgente" zaken opmerken (Kwartaal II) die meestal worden genegeerd. Voeg naast de rollen "zaag slijpen" toe aan het weekschema. Het is de energie die we moeten steken in het perfectioneren van onze vaardigheden in vier fundamentele dimensies van het leven - fysiek, sociaal, intellectueel en spiritueel. Verzonken in "zagen" (resultaten behalen), vergeten we om "de zaag te slijpen" (het vermogen om in de toekomst resultaten te bereiken behouden of ontwikkelen). Als we bijvoorbeeld niet sporten (fysieke sfeer), we geen kennis ontwikkelen (sociale sfeer), volgen we de laatste ontwikkelingen in onze branche niet (intellectuele sfeer) of weten we niet wat voor ons belangrijk is in leven (spirituele sfeer), kunnen we "afstompen" door onbalans.
3. Effectieve planning: stel doelen voor elke rolDenk na over het belangrijkste dat je deze week in elke rol kunt doen om positieve resultaten te behalen. Wat is essentieel, bijvoorbeeld als echtgenote, echtgenoot, ouder, werknemer? Gebruik bij het zoeken naar activiteiten een kompas, geen horloge, en concentreer u op wat belangrijk is, niet urgent. Dit kan bijvoorbeeld een afspraakje zijn met een man, meer tijd voor een kind, informatie inwinnen over een cursus snellezen, meditatie. Stel jezelf een of twee doelen voor elke rol.
4. Effectieve planning: leer beslissingen te nemenOm de doelen van Kwartaal II te vertalen in een actieplan, moet je leren om gedurende de week de juiste beslissingen te nemen. We proberen vaak tijd te vinden voor "belangrijke" activiteiten in kwartalen I en III, die al vol activiteiten zijn. We gooien ons van de ene zaak naar de andere, vertrouwen het aan iemand anders toe, stellen het uit, in de hoop tijd te vinden voor de belangrijkste dingen. Maar - zoals Stephen R. Covey schrijft - "[…] het punt is niet om plannen te prioriteren, maar om prioriteiten te plannen." Stel je een brede pot voor waarin je grote stenen doet. Ook al is de pot gevuld met stenen, hij is niet vol, je kunt grind in de gaten strooien. Maar de waarheid is dat de pot nog steeds niet vol is - je kunt zand toevoegen en tenslotte nog wat water toevoegen. Onze doelen in kwartaal II zijn "grote stenen". Als we ons eerst met andere dingen bezighouden - water,zand en grind, en dan willen we grote stenen in het plan leggen, onze pogingen zullen vergeefs blijken. Maar als we weten welke dingen grote stenen zijn en ze voor iedereen neerzetten, zullen we zien hoeveel we kunnen bereiken en hoeveel water, zand en grind er in de lege ruimtes is. We zullen bereiken wat we belangrijk vinden, en tegelijkertijd zullen we andere activiteiten dienovereenkomstig "bijsturen".
5. Effectieve planning: organiseer elke dagJe dagelijkse taken zijn om de belangrijkste dingen eerst te doen, ondanks onverwachte omstandigheden en uitdagingen van de dag. Soms lukt het je om een plan uit te voeren, soms moet het worden gewijzigd, maar vertrouw bij het nemen van beslissingen op de aanwijzingen van je interne kompas. Om de belangrijkste dingen 's ochtends voorop te stellen:
STEL DE CURSUS VAN DE DAG VOOR- bekijk het weekschema, vind uw positie, bekijk deze dag in de context van 7 dagen. Dit zal u helpen om gepast te reageren op onverwachte situaties.
STEL PRIORITEITEN IN- markeer je acties met de symbolen van kwart I en II - hierdoor weet je zeker dat zaken uit kwart III niet in je schema passen. Als verdere prioritering nodig is, markeer dan de activiteiten van kwartalen I en II in meer detail (bijvoorbeeld met een cirkel).
DEFINIEER TIJD EN TIJD VAN DE TAAK- scheid de taken die op elk moment van de dag kunnen worden uitgevoerd. Schrijf ook tijdslimieten op voor specifieke activiteiten.
6. Effectieve planning: evalueer uw effectiviteitDenk aan het einde van de week na over welke doelen je hebt bereikt, voor welke uitdagingen je stond, welke beslissingen je moet nemen en of je een keuze hebt gemaakt, de belangrijkste dingen eerst kwamen. Wekelijkse samenvatting helpt u om dezelfde fouten niet opnieuw te maken, het stelt u in staat om effectiever te zijn in de volgende weken.
maandelijkse "Zdrowie"